Datenschutz-Beauftragter

Datenschutz für Ihren Verein oder Ihre Stiftung

Vereine und Stiftungen sollten alle Prozesse, die auf ihrer Internetseite, ihren Social-Media-Kanälen und im sonstigen Umgang mit den persönlichen Daten ihrer Mitglieder, Mitarbeiter oder Interessenten zu tun haben, genau überprüfen und sorgsam mit diesen umgehen.

Für die legale Erhebung und Verarbeitung der Daten ist es nötig, dass

  • die betreffenden Personen aktiv ihre Einwilligung geben,
  • die Daten samt Verarbeitung notwendig sind zum Abschluss eines Vertrags,
  • die Daten samt Verarbeitung Voraussetzung sind, damit der Verein/ die Stiftung eine rechtliche Pflicht erfüllen kann,
  • die Daten samt Verarbeitung berechtigte Interessen des Vereins wahren, wenn nicht die Interessen der betroffenen Person überwiegen.

Gerade der letzte Punkt erfordert Interpretation und Fingerspitzengefühl. Im Zweifelsfall ist es für Vereine und Stiftungen immer besser, weniger Daten preiszugeben oder zu erheben als zu viele.

Es ist nicht zwingend notwendig, aber dennoch ratsam, dass sich eine Person federführend um diese Thematik kümmert und als Ansprechpartner von Mitgliedern, Mitarbeitern, Behördenvertretern und Externen dient. Dabei liegt die Verantwortung immer beim Vorstand der Organisation.

Die Berufung eines Datenschutzbeauftragten kann zusätzlich sinnvoll sein, wenn sich eine Vielzahl von Personen im Verein mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigen oder die Prozesse komplex sind.

Ob es sich um einen internen oder einen externen Datenschutzbeauftragten handelt, bleibt dem jeweiligen Verein / der jeweiligen Stiftung überlassen. Wichtig ist, dass er sich mit der Materie gut auskennt und selbstständig stets auf dem neuesten Stand bleibt, um jederzeit auf Änderungen und Weiterentwicklungen reagieren zu können.

Der Datenschutzbeauftragte soll

  • mit der Aufsichtsbehörde zusammenarbeiten,
  • die Verantwortlichen beraten,
  • die Mitarbeiter und Ehrenamtlichen, die Daten verarbeiten, schulen und sensibilisieren,
  • dafür Sorge tragen, dass die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz (insbesondere die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)) eingehalten werden,
  • für die Dokumentation der Maßnahmen rund um die Datenerhebung und -verarbeitung sorgen.

Wenn Sie keine Personen in Ihrer Organisation oder in deren Umfeld haben, die eine solche Rolle übernehmen können, stehen Ihnen Michael Rheindorf und Florian Brechtel (beide als Datenschutzbeauftragte vom Landessportbund Hessen zertifiziert) gern als externe Datenschutzbeauftragte für Ihren Verein oder Ihre Stiftung zur Verfügung.

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